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Gemeinsame Leitlinien der Aufsichtsbehörden für die Prüfung der Repräsentations- und Bewirtungsleistungen

Repräsentations- und Bewirtungsleitlinien

Stand: 05.11.2009Link zu einem PDF - DokumentDownload: Leitlinien

1. Vorbemerkung

Die Repräsentations- und Bewirtungsleitlinien wenden sich an die Aufsichtsbehörden und Prüfdienste Krankenversicherung. Sie sollen Aufsichtsbehörden und Prüfdiensten Krankenversicherung helfen, die Repräsentations- und Bewirtungsaktivitäten der Sozialversicherungsträger mit einheitlichen Maßstäben zu bewerten.

Träger der Sozialversicherung, die ihr Handeln auf dem Feld der Repräsentation und Bewirtung an diesen Leitlinien ausrichten, können davon ausgehen, dass Aufsichtsbehörden und Prüfdienste Krankenversicherung die jeweilige Handhabung nicht zum Gegenstand einer Beratung machen.

Die Leitlinien schaffen kein „neues Recht“. Soweit die Anlässe (Ziffer 3.2) und der Kostenrahmen (Ziffer 3.3) in diesen Leitlinien konkret festgelegt sind, stellen sie die Grenze dessen dar, was aufsichtsrechtlich toleriert wird.

Sinn und Zweck der Repräsentation sind unter anderem Außendarstellung, Kontaktpflege, Erfahrungsaustausch sowie Ehrung und Anerkennung von Mitgliedern der Selbstverwaltungsorgane.

2. Gesetzliche Rahmenbedingungen

Die Inanspruchnahme von im Haushaltsplan bereitgestellten Mitteln für repräsentative Veranstaltungen und Bewirtung von Besuchern und Gästen richtet sich nach § 30 Absatz 1 SGB IV in Verbindung mit § 69 Absatz 2 SGB IV.

Das in den §§ 69 Absatz 2 SGB IV, 4 Absatz 4 SGB V verankerte Minimalprinzip gilt uneingeschränkt.

Die Versicherungsträger müssen ihren Repräsentations- und Bewirtungsaufwand deshalb stets auf das Maß des Schlichten und Bescheidenen beschränken. Dieser Parameter bestimmt sich ausschließlich nach den Gepflogenheiten des sonstigen öffentlichen Dienstes. Die Repräsentations- und Bewirtungsmaßstäbe der Erwerbswirtschaft scheiden als Beurteilungskriterium von vornherein aus.

Sowohl die Höhe der Aufwendungen als auch die Anzahl der Gäste muss dem Anlass angemessen sein. Zeitlich nahe beieinander liegende Ereignisse sind möglichst zusammen zu begehen.

Interne Veranstaltungen sind grundsätzlich nicht aus Repräsentations- und Bewirtungsmitteln zu bestreiten.

Repräsentations- und Bewirtungsmittel dürfen nicht dazu benutzt werden, Ausgaben zu erstatten, die üblicherweise dem persönlichen Aufwand zuzurechnen sind, oder außerordentliche Vergütungen und Unterstützungen an Mitarbeiter zu zahlen.

Die Versicherungsträger dürfen keine Zuwendungen Dritter, zumal keine Spenden ihrer Geschäftspartner auf dem Gebiet „Lieferungen und Leistungen“, entgegennehmen, um ihre Repräsentations- und Bewirtungsausgaben ganz oder teilweise zu finanzieren.

Das Sponsoring von Repräsentationsveranstaltungen Dritter oder die Bewirtung der Gäste anderer Einrichtungen aus Haushaltsmitteln ist unzulässig.

3. Repräsentation

3.1 Adressaten von Repräsentationsmaßnahmen

Die Träger der Sozialversicherung müssen ihre Repräsentation grundsätzlich auf diejenigen Institutionen oder Personen beschränken, mit denen sie bei der Erfüllung ihrer unmittelbaren Aufgaben (Mitgliedschaft, Beiträge und Leistungen) kooperieren. Dies sind vor allem andere Versicherungsträger, Verbände der Versicherungsträger, der Leistungserbringer und der Sozialpartner sowie Stellen der unmittelbaren Staatsverwaltung. Bei besonderen Anlässen (zum Beispiel der Einweihung eines neuen Verwaltungsgebäudes) können auch andere Personen des öffentlichen Lebens an Repräsentationsveranstaltungen teilnehmen.

Einrichtungen und Personen, derer die Versicherungsträger sich zur Erfüllung ihrer mittelbaren Aufgaben bedienen oder mit denen sie Geschäfte abschließen, die der Bereitstellung, Verwaltung und Erhaltung ihrer Ressourcen dienen („fiskalische Hilfsgeschäfte“), kommen als Adressaten von Repräsentationsmaßnahmen nicht in Betracht.

3.2 Anlässe

Ereignisse, zu denen die Versicherungsträger Repräsentationsaktivitäten entfalten dürfen, sind insbesondere:

  • Gründungsjubiläen
  • Wechsel der Selbstverwaltungsorgane, des Vorstandes/Geschäftsführers
  • Verleihung von Orden oder Ehrenzeichen, mit denen Verdienste gewürdigt werden, die der Ausgezeichnete sich im Ehren- oder Hauptamt beim Versicherungsträger erworben hat
  • Einweihungsfeiern (Beispiele: Verwaltungsgebäude, Krankenhäuser oder Kurkliniken der Renten- und Unfallversicherungsträger)

3.3 Kostenrahmen

3.3.1 Allgemeines

Zu den Bewirtungs- und Betreuungskosten gehören außer den Kosten für Speisen und Getränke sämtliche Nebenkosten (zum Beispiel Saalmiete, Blumenschmuck, Fotoarbeiten). Die Kostenkalkulation soll sich an der Bedeutung des jeweiligen Ereignisses orientieren. Nebenkosten sind in den Bewirtungsaufwand einzubeziehen.

Die Träger der Sozialversicherung dürfen keine unnötigen oder unangemessenen Ausgaben tätigen. Bewirtungen sollen deshalb prinzipiell im Betriebsrestaurant/Casino erfolgen. Ansonsten sind sämtliche Möglichkeiten auszuschöpfen, die Bewirtungs- und Betreuungskosten zu minimieren.

3.3.2 Aufwendungen im Einzelnen

Als Kostenrahmen gilt:

  • Bei Tagungsgetränken und Imbissen bis zu 12,00 EURO pro Tag/Person
  • Bei Bewirtung mit einer Mahlzeit/Einladung zum Essen bis zu 45,00 EURO pro Tag/Person

3.3.3 Geschenk

Soweit von Dritten eingeladene Versicherungsträger ein Gastgeschenk (Blumenstrauß und/oder Sachgeschenk/Spende) überreichen, darf dessen Preis 65,00 EURO nicht überschreiten.

Die Versicherungsträger dürfen ihre Gäste und Besucher nicht beschenken.

4. Buchung

Die pauschale Abrechnung von Repräsentations- und Bewirtungskosten (etwa: „Für Speisen und Getränke: ... EURO“) ist nicht zulässig. Diese Ausgaben müssen im einzelnen belegt werden. Die Belege müssen Aufschluss über den Kreis der bewirteten Personen geben, und zwar nach Organmitgliedern und Mitarbeitern einerseits sowie Gästen andererseits getrennt.

5. Eigene Richtlinien

Zur Konkretisierung und Steuerung ihres Repräsentations- und Bewirtungsaufwandes sollten sich die Versicherungsträger eigene Richtlinien im Rahmen dieser Leitlinien geben.